Регулирование деятельности и взаимоотношений подчиненных
Руководитель или проверяющий осуществляет контроль с целью выявления подлинного состояния дел в коллективе, чтобы впоследствии можно было вовремя осуществить корректирующее или стимулирующее воздействие.
Фактическое выполнение целевых заданий сравнивается с нормами, установленными в процессе планирования работы и постановки задач перед сотрудниками. Если нормы не определены и не поставлены конкретные задачи, то нечего н контролировать. Результат контроля зависит от:
— правильного определения целей контроля;
— определения связанных с этими целями контрольных величин;
— обеспечения независимости проверяющих;
— предоставления доступа ко всей необходимой информации;
— укомплектованности бригады проверяющих специалистами необходимой квалификации и в достаточном количестве;
— наличия нормальных деловых отношений и взаимопонимания с руководством и сотрудниками проверяемого подразделения или работником;
— высокого профессионального и морального уровня проверяющих;
— умения проверяющих слушать, преодолевать барьеры общения, избегать (в особенности на стадии получения информации) приказного или угрожающего тона, нравоучений, осуждения, критики, необоснованных обвинений и унижений;
— умения проверяющих планировать свою работу, вести необходимую документацию и записи;
— умения оформлять результаты проверки в виде справок, докладов, служебных записок и т. п.;
— способности читать критически различные документы и критически оценивать объяснения исполнителей конкретных действий.
В последнее время в отечественной и зарубежной литературе серьезное внимание стало уделяться проблемам управленческой этики. Соблюдение этических норм в процессе инспектирования обусловливает необходимость достижения этической чистоты результатов проверки и исключения негативных последствий для сотрудников, добросовестно выполняющих свои служебные обязанности.
Следует признать, что в настоящее время пока еще нет специального этического кодекса контролера, однако это не снимает проблемы.
Советы контролирующему:
— следует создавать и поддерживать высокий престиж своей профессии, демонстрировать готовность использовать свои знания и опыт на пользу общества и во благо отдельных сотрудников, имея в виду при этом, что высшей целью всякой контролерской деятельности должно быть воспитание хорошего работника;
— внушайте проверяемым, что контроль — это профессиональная услуга, которую вы им оказываете, она вытекает из управленческой ответственности и преследует цель уберечь сотрудников от неприятностей;
— избегайте брать на роль проверяющих людей наслаждающихся властью, агрессивных, жестоких, беспощадных и подозрительных, так как нередко это лица с ущемленным чувством собственного достоинства;
— проверяющий должен исходить из того, что ошибки свойственны людям и при разумном подходе большинство сотрудников добивается хороших результатов; контролер должен отмечать хорошо сделанную работу, которая, к сожалению, слишком часто остается незамеченной;
— контроль — это постоянное сравнение того, что есть, с тем. что должно быть: естественно, контролировать может только тот. кто знает, что должно быть, и своевременно делает это знание достоянием других;
— не ставьте своей обязательной целью кого-то «поймать». «уличить», «схватить», ибо такая цель оправдана. если есть основание полагать, что решение не выполняется сознательно или проверяемый сознательно злоупотребляет своим положением, уклоняется от работы или ответственности, вымогает взятки и т. п.;
— избегайте участия в контроле с целью поиска «козла отпущения», удаления инакомыслящих, поиска «объективных» оснований для смены руководителя. быть марионеткой в чужих руках для расправы с компетентными, но «ершистыми» сотрудниками;
— помните, что скрытый контроль вызывает досаду и портит отношения, использует ли проверяющий скрытое наблюдение, проверку содержимого рабочего стола, сейфа или файла компьютера без ведома хозяина: помощь добровольных информаторов: проверяет ли то, что раньше никогда не подвергалось контролю (и в этом нет необходимости), — это дела не меняет, подумайте о своем авторитете и о других методах, прежде чем пойти на такой шаг;
— время от времени меняйте приемы и объекты контроля, контролируйте не только свой любимый участок, иначе сотрудники вскоре уяснят, что проверяется, а что — нет, и начнут умышленно делать незначительные ошибки в нужном месте документа с тем. чтобы более существенное не попало в поле зрения;
— не ставьте обязательной целью проверки найти недостатки. Проверяющие, придерживающиеся такой стратегии, как правило, не пользуются уважением, поскольку лишают сотрудников радости от своего труда.